ITを活用して業務改善を図るメリットを解説！具体的な改善手順6ステップも紹介

ITを活用した業務改善を行うメリット

ITを活用して業務改善を行うことには、様々なメリットがあります。ここでは、以下のメリットについて1つずつみていきましょう。

• コストを抑えられる
• 社員のモチベーションが高まる
• ミスが減る
• ノウハウを蓄積・共有できる
• 業績が向上する

コストを抑えられる

ITを活用することでコストを大きく抑えられます。社内での業務の中には、アナログであるがゆえに無駄が発生する作業がいくつもありますが、ITによってそれらをなくせるのです。

まず、ITでは紙の利用が減らせ、紙分のコストがなくなります。紙や印刷機のインクのコストや、紙ベースの資料の保管コストなどがなくなるのです。

さらに、その資料が最新のものであるか確認したり、関係者にコピーして配布したりするなどの確認作業や情報共有もひと苦労です。資料をデジタル化してクラウドサービスを利用すれば、保管・検索・確認・情報共有にかかる手間を一気に減らせます。

ITを活用してアナログ作業を減らしていけば、そこに割いていた人員や時間を別の業務にあてられるようになるため、コストを抑えながら業務を効率化させられるのです。

社員のモチベーションが高まる

ITによる業務改善によって、社員のモチベーションが高まります。ITを活用して業務改善を図れば、アナログな作業はどんどん削減され、作業効率が上がります。

同じ作業の繰り返しや無駄の多い業務が続くようでは、向上心の強い社員ほど不満を抱えやすいもの。ITを活用して作業を効率化させることで、社員はスキルアップに取り組んだり、残業時間を減らしたりできるようになります。

会社で働く間だけでなく、プライベートの時間も充実させられるため、社員の満足度は上がっていくでしょう。そうなれば自然と離職率が下がり、企業全体に好循環が生まれます。

ミスが減る

ITによる業務改善をすると、その後の作業でミスが出る可能性を下げることができ、多くの業務を正確にこなせるようになります。

人間が行う手作業でミスをゼロにすることは難しく、特に慣れや飽き、疲れが発生するとミスが出やすくなります。しかしITであれば、人間のように業務の正確性に波が出ることもなく、作業量を増やしても安定的に作業することが可能です。

正確かつ安定した作業量を確保することで、顧客対応に悪影響が発生することもありません。ITを利用してチェック体制を強化したり、チームでこまめな情報共有をしたりすることで、よりミスを減らすこともできます。

ノウハウを蓄積・共有できる

ITを活用した業務改善では、業務に関するノウハウをデータ化し、社員全体で蓄積・共有できるようになります。

社員一人ひとりのスキルや経験は異なるため、人間が行う業務のスピードや質に個人差が生じることは避けられません。「この仕事は、AさんならできるけれどBさんにはできない」ということが頻繁に発生するようでは、業務は停滞してしまいます。

しかし、ITツールを業務に導入すれば、ツールの使い方をマニュアル化して周知させるだけで、どの社員がツールを使っても同程度の成果をあげることが可能です。社員がみな同じレベルで作業できるようになれば、さらなる生産性の向上が期待できるでしょう。

業績が向上する

ITによる業務改善が成功すれば、企業の業績が向上する可能性が高まります。というのも、ここまでに解説した4つのメリットは、すべて企業の業績に直結する内容だからです。

無駄なコストやミスが減り、社員のモチベーションが高まり、ノウハウを蓄積・共有できるようになるということは、業務の効率や質が上がることを意味します。業務の効率や質が上がればアウトプットの向上につながり、それによってオファーが増え、利益が拡大していきます。

「設備投資や人員補充の方が手っ取り早い」と思うかもしれませんが、導入のための費用はITの方が低いことが多いですし、継続的にかかる費用や長期的なメリットを考えると、ITの導入こそまず行うべきでしょう。

ITによる業務改善の手順

設備投資や人員補充より導入にかかるコストが少ないとはいえ、ITによる業務改善も段階を踏んで慎重に行う必要があります。ここでは、以下の具体的な手順を解説していきます。

1. 業務改善の担当者・運営委員会を設置する
2. ゴールを設定する
3. 現状の把握と分析を行う
4. 課題を洗い出す
5. 改善計画の立案をする
6. 改善計画を実践し、結果を評価する

1.業務改善の担当者・運営委員会を設置する

ITによる業務改善は部署ごとでバラバラに動くのではなく、会社全体で取り組んだ方が効率的です。そのためには、どうやって進めるかを取りまとめるリーダーもしくは組織を置く必要があります。

業務改善を一手に担う担当者や運営委員会を設け、そこに必要な情報を集約すれば、抜け漏れや行き違いがなくなります。

また、業務改善によって影響を受けるのは、社内の関係部署だけではありません。顧客やパートナー企業、外部委託先などへの連絡や調整も、業務改善の担当者や運営委員会が一括して行えば、トラブルが起こった場合でも適切な対処ができます。

2.ゴールを設定する

ひとくちに業務改善と言っても、実現させたい改善の内容やレベルは企業によって異なります。そのため、「自社では何をもって業務改善のゴールとするか」を明確に設定することが重要です。

「作業を効率化したい」のように漠然としたもののではなく、「この業務にかける時間を25％削減する」といった具体的な目標を立てます。この際、数値を使うのがポイントです。

さらに深堀りして、「どのような方法で改善するか」「改善にかける予算をいくらにするか」「いつまでに改善を果たすか」なども決めます。そうすることで、滑り出しがスムーズになります。

3.現状の把握と分析を行う

ITによる業務改善の明確なゴールを設定したら、社内の現状を把握し、ゴールとの間にどれだけの差異があるかを分析します。現状ではどのように業務が行われているかをリサーチして、その情報をフローチャート図など見やすい形でまとめます。

このとき重要なのが、リサーチを各部署の責任者レベルだけで済ませるのではなく、現場で実際に働いている社員にもヒアリングすることです。ITによる業務改善で最も影響を受けるのは現場であるため、彼らの持つ情報や意見は重視しなければなりません。

そうして集めた情報をフローチャート図などで視覚化したら、業務の流れや部署の関係性などを分析します。

4.課題を洗い出す

図やヒアリング内容から把握した現状を分析する中で、どの業務を改善すべきかを洗い出します。ピックアップされた業務については、「具体的にどんな問題点があるのか」「その問題点の原因は何なのか」と掘り下げて考え、根本から改善するよう努めます。

「社員の不満から見つかった課題の原因が、思ってもみなかった箇所にあることが発覚した」という事態も起りえます。業務のフローチャート図とよく照らし合わせて、業務の関連性の取りこぼしがないよう注意しましょう。

5.改善計画の立案をする

洗い出して深堀りした課題に対して、具体的な改善計画を立てます。「どのITツールを使うか」「改善結果はどう計測するか」「社員へどうレクチャーするか」「トラブルが起こった際はどう対処するか」などを決めていきます。

なお、課題が複数見つかった場合は、優先度の高いものから改善していきます。一度に複数の改善を行うことはミスやトラブルのもとなので、1つずつ順番に取り掛かっていきましょう。

立案した改善計画は運営委員会内でチェックし、進め方に無理がないか、内容に矛盾がないかなどを確認してから社内外へ公開します。

6.改善計画を実践し、結果を評価する

改善計画の内容を公開したら、手順に従って実践していきます。実践するだけでなく、定期的に結果を評価し、想定していた結果に至らない場合は計画に修正を加えます。

どれだけ入念に計画を立てても、最初から最後まで完璧に進むことはありえません。選んだITツールが合わなかったり、社員のレクチャーに思った以上に時間がかかったりと、何かしらトラブルは発生するでしょう。

業務改善の担当者もしくは運営委員会には、そうした事態にも臨機応変に対処することが求められます。ITツールへの投資を最大限に活かすためにも、計画を実践したらそれで終わりではなく、きちんと稼働しているかをモニタリングし続ける必要があるのです。

業務改善に役立つITツール

ここでは、業務改善に役立つITツールを6種類紹介します。各ツールが業務のどんな場面に有効なものかも、あわせて解説します。

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

最もデジタル化しやすい業務といえば、事務処理などのルーチンワークです。作業の手順がパターン化している単純作業であれば、RPAというITツールを導入することで自動化できます。

RPAとは、ソフトウェアに業務の型を学習させ、作業を自動化させることを意味します。RPAが自動化できる業務は、「データ入力」「DMの発送」「見積書や請求書の作成」「勤怠チェック」など多岐にわたるため、部署や業務内容に関係なく導入することが可能です。

ただし、RPAにも様々な種類があるため、どのツールが自社に合うかを慎重に選定する必要があります。はじめは小さな業務に導入し、少しずつ範囲や規模を広げるようにしましょう。

クラウドストレージサービス

日々の業務の中で発生する様々なデータは、使いやすいように保存・管理をする必要があります。膨大な量のデータを効率的に活用するためには、クラウドストレージサービスが有用です。

クラウドストレージサービスとは、インターネット上のクラウドサーバーにデータを保管できるサービスです。パソコン本体への保存と違って、容量を気にする必要がなく、高いセキュリティでデータを守れます。

また、社内外関係なく必要なデータにアクセスできるため、情報共有やデータのやり取りがスムーズになり作業効率がアップします。

ワークフローツール

社内で業務を進めるうえで、関係者や上司の承認や決済を求めるシーンが多々あります。書類に1人ひとり印鑑を押してもらうというアナログな進め方では、業務の進捗にブレーキがかかってしまいます。

この事態を打開できるのが、ワークフローツールというITツールです。用意されているテンプレートで稟議書類を作成し、それを受け取った人はボタン1つで承認か差し戻しかを通知できます。

インターネット上で承認や決済ができるようになるため意思決定が迅速になり、ペーパーレスが図れるとともに重要書類の紛失というトラブルも避けられます。

プロジェクト管理ツール

自分1人で行う作業であれば管理は容易にできますが、プロジェクト型の業務に携わった場合は、幅広い項目を管理しなければなりません。そうしたときに役立つのが、プロジェクト管理ツールです。

チームで行うプロジェクトの場合は、「誰がどのタスクを担当しているか」「それぞれの業務量は適正か」「スケジュール通りに進んでいるか」などを常に確認する必要があります。プロジェクト管理ツールを使えば、それらがわかりやすく可視化され、共有も簡単です。

進捗が可視化されればどこで滞っているかがすぐ分かるため、タスクの割り振りやスケジュール変更などをすばやく行えます。

業務アプリケーション

企業によっては、「この部分の業務だけをIT化したい」という要望もあります。そうしたピンポイントの業務をデジタル化できるのが、業務アプリケーションです。

業務アプリケーションには専用に開発されるものもあれば、一般向けに提供されているものもあり、自社の環境や予算によって選べます。生産管理・在庫管理・給与・会計など幅広いジャンルのものがあるため、適切にツールを選定できれば大幅な業務改善が見込めます。

ビジネスチャット

業務の中でも特に時間を取られて非効率が発生しやすいのが、社内外のコミュニケーションです。ビジネスに関するコミュニケーションを効率的に行ううえで、ビジネスチャットツールは欠かせません。

通常のメールでのやり取りでは、毎回「お世話になります。」などの定型文からスタートするのがマナーとなっていたり、内容を時系列で確認するのが困難だったりします。

しかし、ビジネスチャットツールを導入すれば、定型文をなくして本題から入りやすくなりますし、時系列での内容把握も簡単です。さらに、会議をビジネスチャットツールで行えば、チャット上の記録がそのまま議事録となり、振り返りがしやすくなるというメリットもあります。

ITツールの導入・運用にはノウハウが必要

ITツールは業務改善に役立つものではありますが、導入したり、実際に運用したりするのにはある程度のノウハウが必要です。

しかし企業によっては、必要なノウハウを持っている人がいなかったり、ノウハウを学ぶだけの時間がなかったりと、導入や運用を社内の人員だけで行うのが難しい場合もあります。

そうした場合には、ITツールの導入支援を行っている会社に、導入や運用を委託するのがおすすめです。専門の会社であれば自社にあったITツールを導入してもらえますし、ITツールの効果的な活用方法に関するノウハウがあり、企業の要望に合った使い方を提案してくれます。

ITツールが不具合を起こしても、専門の会社に運用を委託していれば適切に対処してくれるので安心です。また、導入後も定期的なメンテナンスが必要なITツールもありますが、それも運用委託会社に任せることができます。

まとめ：ポイントを押さえてITによる業務改善を成功させよう

ITを利用した業務改善には、コスト削減や社員のモチベーションアップなど様々なメリットがあります。とはいえ、ITツールという不慣れなものを導入・運用することに不安を感じ、二の足を踏んでいる企業もあるかもしれません。

そうした場合には、デジタルを使った経営改革（DX）について、具体的なコンサルをしてくれるサービスの利用がおすすめです。

DX化の専門家であり、これまでに大手から小規模な会社まで幅広い実績のある鬼石が代表をつとめる「株式会社NoSHAPE」であれば、業務の効率化を図れる仕組みづくりができます。ぜひ専門家の助言を受けながらポイントを押さえたIT化を行いたい方は、お気軽にお問い合わせください。