DXの進め方とは？進める際の課題や押さえるべきポイントも解説

DXの進め方

DXをスムーズに推進するためには、従ったほうがよい進め方、プロセスがあります。ここではNoSHAPEが推奨する以下の9つの順を紹介します。

1.目的決定

まずは、DXを推進する目的を明確化させておきましょう。

目的を明確にしておかないと、ゴールまでどれくらいなのか、何を行うべきなのかがわからなくなったり、DX化を行ううちに目指すところがズレてしまったりといった事態が起こります。

目的を明確にし社内で共有することで、その意義を理解してもらえますし、関係者の意識を統一できます。それによって部門間の連携も取りやすくなり、より社内全体でDX化を効率的に進めることができるのです。

ただし、手段が目的とならないように、「なぜDXをするのか」「DXによってどのような未来を目指しているのか」を明確にするのが大事です。

2.現状把握

目的を明確化したら、次に社内の現状を把握しましょう。DXは企業全体のデジタル変革実現のための大規模な取り組みです。社内の現状を把握しなくては、どこに課題があるかわかりません。社内の各部署にヒアリングを行い、課題を調査しましょう。

また、DX推進において既存のシステムは足かせになりやすいです。既存システムの整理やドキュメンテーションの不足などによって、新しいシステムへの切り替えが難しくなっているのです。既存システムの現状を把握し、どのように連携するか、どこを改修するかなどを整理しましょう。

部署毎や社内全体での定期集会を開くなどして、自社の課題や問題点を洗い出し、共有するのもよいです。

3.提案作成

上長や経営者に対してのDX推進の提案を作成します。DXを推進するには、経営者や各部門の上長など、然るべき人物からの同意が必要になります。

提案の内容としては、DXによってどれくらいのコストや期間がかかるのか、それに対してどのような効果が見込めるかを、数字など具体的な指標を記載することが大事です。各部署とも協力して提案を作成しましょう。

4.説明、同意獲得

提案内容がまとまったら、作成した提案をもとに上長や経営者へ説明し、同意を得ましょう。責任者の同意を得ることで社内でスムーズに進められますし、DX推進の予算も得られます。

また、経営層や上長はDXについて理解していないと、システムへの投資を積極的に行えません。しっかりとその効果や必要性を説明し、必要性を理解してもらいましょう。そして、同意を得たら、各部署と連携するために然るべき権限をもらいましょう。

5.DX推進プラン作成

責任者からの同意が得られたら、次にDX推進プランを作成します。プランを作成しておかないと、どのような施策をどの部署が行うのか曖昧になり、DX推進が停滞する恐れがあるからです。

プランを作成する際は、DXの方向性や実施すべき作業、実施のスケジュール、担当部署や担当者を決定していきましょう。

「いつまでに何をすべきかわからない」という事態を避けるためにも、詳細な作業内容や期間を記載しておくことが重要です。

また、DX化のゴールを定量的に設定し、その達成状況を定点観測するためのKPIも設定します。それによってDX化で目指している成果と達成度合いを各スタッフが把握でき、より意識の統一を行うことができます。

6.優先順位決定

DX推進プランの作成時に洗い出した、作業の優先順位を決めていきます。優先順位を決めておくことで、何をどのような順番でこなすべきかが明確になり、DXをスムーズに推進できるようになります。

優先順位は、実現難易度や業務への影響度、関係者数、重要度などの多角的な要素を考慮して決めていきましょう。繁忙期は避けるなど、各部署のスケジュールを考慮に入れてプランを作成します。

設定した優先順位に従ってDXを進めれば、複数の作業を同時に進行させるよりも進捗状況を把握しやすくなりますし、DX推進を取りまとめるメンバーの負担も軽減できるでしょう。

7.デジタル化の推進

DXの推進プランや優先順位が決まったら、いよいよ実行の時です。決定した優先順位に従って施策を進めるとともに、業務のデジタル化も行いましょう。

現場から近い業務をデジタル化する

まず取り掛かるべきは、現場の作業に影響を与える部分です。現場でスタッフが利用しているツールやシステムにおいてDX化をすることで、効率や成果が目に見えて変わります。

具体的な取り組みの例としては、以下が挙げられます。

• 紙資料によるやりとりを減らしペーパーレス化する
• ハンコによる承認を廃止し電子契約に変更する
• Web会議ツールを導入しコミュニケーションをオンライン化する
• RPA（単純常務を自動化するツール）で日々の事務作業を効率化する

ITツールを導入して業務をデジタル化し、生産性の向上や作業工数の削減を実現しましょう。

組織全体のワークフローをDX化する

現場に近い業務のDX化が進んだら、次は社内全体に関わるワークフローをDX化しましょう。複数の部署や担当者が関わるワークフローを効率化することで、組織全体の生産性向上が期待できます。

デジタル化できるワークフローとしては、稟議・決裁の承認フロー、勤怠登録といった人事関連のフロー、経費・交通費を精算する経理処理フローなどがあります。

ワークフローのデジタル化は社内全体に関わることなので、部署間・担当者間の連携が特に重要です。コミュニケーションを密に行いながら、デジタル化を進めていきましょう。

8.ビジネスモデル変革

DXによってビジネスモデルの変革も行うことができます。DXで新しいデジタル技術を取り入れることになり、これまでになかったビジネスモデルを作ることができるのです。

例えば、IoT・クラウド・5Gなど最新の技術を利用することで、全く新しいビジネスモデルを生み出せる可能性があります。よく見られるのは、オンラインでの物販モデルやマッチングモデル、サブスクリプションなどです。

組織体制や収益戦略をさらに効率的に変革し、新しいビジネスモデルを作っていきましょう。

9.PDCAサイクルを回す

DXによる変革が成功したとしても、それで満足してはいけません。DXは1回実行して終わりではなく、PDCAサイクルを長期で回して、分析・改善を行っていく必要があります。

というのも、顧客のニーズや社会情勢、自社の事情などは時代とともに変化します。それらの変化に対応できなければ、競合他社との競争に勝つことは難しいです。だからこそ、継続的にPDCAサイクルを回すことが重要なのです。

「設定した目的を達成できているか」「自社の課題は解決できているか」「さらに効率をよくできないか」といったポイントを定期的に見直し、PDCAサイクルを回していきましょう。

DXを進める時の課題

DXの進め方について解説しましたが、実際にDXを推進するには様々な問題があります。ここでは、DXを進めるときに起こりうる課題を紹介します。

人材不足

近年、DXを進めるための人材が不足しています。実際に人材不足が課題だと感じている企業は多く、それを裏付けるデータとして、以下の株式会社フレクトが実施した調査結果があります。

この調査によると、DXを進める上での課題として「推進できる人材がいない」という回答が40.3%を占める結果となっています。

DXを進めるためには、自社に必要なシステムを見極める知識やシステムを開発・運用するための知識、組織をまとめるマネジメントなどの専門的な知識が必要になります。しかし、こういった知識を持った人材は不足しているだけでなく、多くの会社がDXを進めようとしているので人材がさらに不足しているのです。

DXに関する知識や経験がある人が主導しないと、「どのツールを導入すればいいのかわからない」「ツールを導入したが業務やビジネスの変革ができていない」という事態を招いてしまいます。だからこそ、DXを進めて成功させるためには人材確保をしなくてはなりません。

資金不足

資金不足もDXを進められない理由の1つです。先ほど紹介した調査によると、DXを進める上での課題として「予算がない」という回答が29.7%を占める結果となっています。

DX化では推進できる人材やシステムの導入・開発などが必要になるからこそ、大きなコストをかけないとビジネスモデルの変革といった成果が得られません。

十分な予算がかけられないと、必要な人材や社員の工数を確保できずにDX化が停滞したり、システムを導入できずに目標を達成できなかったりという事態が起こります。そうならないためにも、経営陣や責任者へしっかりと説明をして予算を得ましょう。

DXを進める時におさえるべきポイント

DXを進める上では、おさえるべきポイントがあります。そのポイントを6つ紹介します。

各部門の連携

社内全体でDXを進めるには、部門間での連携が重要です。部門で個別に動いてしまってはノウハウの共有ができないため、課題の根本的な解決は難しいでしょう。

だからこそ、現状の課題把握やITツールの導入、業務のデジタル化などを行う際に、密にコミュニケーションを取り連携しなくてはならないのです。日々の業務の中でボトルネックになっているものや、専門的な知識に関して説明してもらう必要があります。

部門間で解決策や問題点などの情報交換を頻繁に行うことで、DXをスムーズに進められるでしょう。

リーダーシップ

DXは、経営者や担当者、上長などがリーダーシップを発揮して進めていかなくてはなりません。リーダーシップを発揮してDXを牽引していく人がいないと、「方向性や進め方がわからない」「後回しにする」という問題が起こり、DX推進が停滞する恐れがあります。

また、DXを成功させるには、既存のシステムや組織・人事の仕組み、企業文化など大きな変革が必要です。変革時にはそれに対する不安や反発も出てくるので、社員に納得のいく説明をしてそれらを抑えなくてはなりません。

さらに、リーダーシップは意思決定や既存ルールの変更、メンバーの鼓舞、内発的な動機付けなどを行う際にも必要になります。社内研修や外部のセミナーなどを利用して、メンバーのリーダーシップを高めましょう。

DX人材の確保

上でも説明したように、DXをスムーズに進めるためのDX人材の確保が必須です。

DX人材を確保する方法としては、新しく採用する方法と自社の社員を育成する方法があります。採用する場合などには、知識レベルを確認するとともに、実績やこれまでの成果などをしっかりとヒアリングしましょう。

ただし、どちらの方法も人材を採用・育成するための時間や手間がかかります。

人材の確保に時間や手間をかけたくない場合は、DXのコンサルなどを行っている会社に依頼して進めてもらう手段も利用するのがよいでしょう。そういった会社は、プロだからこそ専門的なノウハウやスキルを保有しているため、DX化を成功させることができるでしょう。

ビジョンや経営戦略、ロードマップの周知

DX化のビジョンや経営戦略、ロードマップを周知することも重要です。

DXは社内全体で取り組む必要があり、そのためには社員の意識を統一する必要があります。ビジョンやロードマップの周知が不十分だと、現場の社員は「何のために」「どのように」DXを進めていいかわからず、取り組みが止まってしまうかもしれません。

また、DXはすぐに効果が出るものではないため、長期的な成果を考えなくてはいけません。長期的な計画を考えておくことで、短期間で成果が出ないからといって焦ったり、計画を止めたりといった事態を防げます。

ミーティングや社内報などを通じて、社内全体に浸透させていきましょう。

現場に合わせたツールの選定

DXを進めるためにITツールを導入する際は、現場に合わせたツールを選定しましょう。

ツールの中には操作性が複雑なものや、専門的な知識や技術がないと利用できないものがあります。現場のスタッフが使いにくいものを導入してしまうと、かえって作業効率が落ちてしまう可能性があります。

だからこそ、ツールの導入時には従業員の誰もが直感的に利用できる操作性のものや、わかりやすい画面設計のツールを選びましょう。導入後に後悔しないためにも、導入前に無料トライアルを利用して現場のスタッフに試してもらうことをおすすめします。

効果測定

DX化ではPDCAを回すことが重要と説明しましたが、そのためにも効果測定を行いましょう。効果測定をしないと、実施した施策や導入したITツールの費用対効果を把握できませんし、DXの進捗状況もわかりません。

DXの効果は、目的の決定時に設定したKPI（重要業績評価指標）を元に測定しましょう。自社のKPIや評価指標を設定できていない場合は、経済産業省の「DX推進指標」とそのガイダンスを参考にしましょう。

効果測定はDX推進の改善案を立てる際にも役立つため、必ず行いましょう。

まとめ：正しい進め方でDXを導入しよう

DXの進め方の流れとしては、まず自社の課題を洗い出し、部門間で連携して最終的に社内全体のデジタル化を行い、それによって新しいビジネスモデルを検討していくというものです。

そしてDXを進めるには、社内全体の連携と経営層の理解が重要になってきます。ビジョンや経営戦略の周知、現場に合わせたツールの選定、施策実施後の効果測定なども行う必要があり、それらには専門的なノウハウが必要です。

社内にDXを推進できる人材やノウハウがなく、採用・育成にも時間をかけたくない場合は、DXコンサル会社に依頼するのも1つの手段です。

私たち株式会社NoSHAPEは、DX推進の戦略策定や実行の支援事業を行っており、これまでに300社の事業改善コンサルティングを行ってきました。特に、代表の鬼石は大規模なDXの支援を行ってきた実績があります。

DXの進め方に不安がある方や、DXの実現に課題を感じている方は、お気軽にご相談ください。